1. Productos Post-it®: ajuste de los objetivos lejanos
Productos Post-it®: arquetipo del malabarista ingenioso

Malabarista ingenioso

Ajuste de los objetivos lejanos

¿Se pierden los grandes objetivos entre la maraña de tareas pendientes? Estos consejos pueden resultarte útiles.


  • Podrías ser lo que denominamos "malabarista ingenioso". Eres un maestro en que las cosas se hagan, un experto en elaborar listas al detalle. Disfrutas marcando las tareas como hechas y empezando otra lista nueva. Estás perfectamente centrado en que el día sea un éxito y no te olvidas nunca ni de comprar el pan de camino a casa. No obstante, debido a tu diligencia a la hora de que las cosas se hagan, te descentras a veces de los objetivos lejanos que se pierden en el horizonte. No te preocupes, nuestros consejos te ayudarán a seguir dominando las listas de tareas diarias y a afrontar bien los objetivos a largo plazo.

  • Vuelve a mirar lo que has dejado para otro momento

    Si tienes tareas que parece que nunca se van a hacer, es hora de que averigües el porqué.

    Algunas tareas de tu lista de tareas pendientes permanecen en la lista día tras día de modo que, sin darte cuenta, las has pospuesto durante meses. Antes de saberlo, te ha pillado el toro y no has cumplido un objetivo que pensabas tenerlo asegurado. ¿Qué ha pasado? O bien la tarea no era tan importante como para hacerla en primer lugar, o bien algo se interpuso en el camino. De cualquier modo, hay algo que no es correcto. Para evitar caer en esta trampa, evalúa lo que lleva en la lista varios días y marca estos elementos con un marcador Post-it® Index o un marcador Post-it® Index rígido. Después, revisa con más atención cada elemento y decide lo que debería salir de la lista y dónde es necesario solucionar algún problema para poder continuar.

  • La lista de cosas que hacer

    Crear "listas de cosas que hacer" virtuales para repartir las tareas y vincularlas a plazos y subtareas.

    Cuando se le da muy bien a uno ocuparse de varias tareas a la vez, puede pasar que le resulte difícil a veces enfrentarse a proyectos con muchos pasos o fases. El método de "lista de cosas que hacer" puede resultar útil en estos casos. Se trata de un sistema de organización de tareas en pasos en un recorrido donde se muestra lo que se ha hecho, en qué lugar del recorrido se encuentra la persona y cuáles son los pasos siguientes. Por ejemplo, para un proyecto podrías crear tres columnas en el bloc de reuniones Post-it® denominadas Trabajo atrasado, Tarea diaria, En curso y Finalizado. Escribe cada tarea del proyecto que debe finalizarse en una nota Post-it® Super Sticky de 76 mm x 76 mm y ponla donde deba estar. Como puedes pegar las notas una y otra vez, estas pueden ir avanzando en las listas de cosas que hacer como corresponda, de modo que puedes controlar las tareas individuales a medida que se van superando fases. Este método es eficaz no solo para gestionar proyectos, sino también para saber dónde puedes reducir el número de fases de un proceso o qué puedes hacer para que las tareas avancen más rápido.

  • Project lists

    Cuando trabajes en equipo, usa listas de proyectos para que nadie se despiste.

    Cuando trabajes en equipo, resulta útil crear listas de proyectos que contengan las tareas y donde se asignen las responsabilidades de modo que todo el mundo pueda verlas. Parece simple, pero es un modo poderoso de ahorrar tiempo y de que todos los miembros del equipo se sientan valorados y con la responsabilidad que merecen en sus proyectos. Las notas Post-it® Super Sticky de 102 mm x 152 mm y los blocs de reuniones Post-it® pueden ser herramientas fantásticas para esta alternativa, ya que cada miembro del equipo puede usarlas para realizar listas de tareas pendientes de los proyectos y exponerlas en la oficina donde los demás puedan verlas. Cuando en el equipo todos conocen de un vistazo la evolución de las tareas (a quién corresponde cada tarea, los avances y lo que sucederá a continuación), se evita el envío de correos electrónicos interminables y el sentirse autorizado para encargarse de las tareas siguientes. Prueba a trabajar en equipo con listas de proyectos y verás que la comunicación fluirá mejor.

  • Lista en el calendario

    Coloca tu lista de tareas pendientes directamente en el calendario para no olvidarte.

    A veces, los métodos que resultan más útiles son los más simples. Tener la lista de tareas pendientes en el calendario significa que verás todo lo que tienes que hacer en el mismo momento en que consultes tu programación del día. Basta con calcular el tiempo que te llevará hacer cada una de las tareas de tu lista y escribirlo directamente en el bloc de reuniones Post-it®. También puede usar flechas Post-it® Index para resaltar las tareas más importantes del día o para clasificar por colores las tareas según el tema, el cliente o la categoría. Cuando en el bloc de reuniones Post-it® ya esté todo lo que debes hacer, dejarás de preocuparte por si te olvidas de algo y pasarás el día más relajado.

  • Lista de ventajas/desventajas

    Una lista de ventajas/desventajas puede ayudar a tomar decisiones difíciles.

    Cuando hay que tomar una decisión importante, resulta útil crear una lista de ventajas y desventajas. Cuando hay que simplificar algo en puntos sencillos, es obligado averiguar qué es lo que realmente importa. Prueba a usar las notas Post-it® Super Sticky, 102 mm x 152 mm, en dos colores distintos (uno para las ventajas y otro para las desventajas), pégalas en algún lugar que veas por la mañana y olvídate de la lista durante la noche. Cuando retomes la lista con la mente fresca, puede que veas las cosas más claras. También puedes compartir la lista con otra persona y hacer juntos un ejercicio de tormenta de ideas para sacar más ventajas y desventajas. Cuando agotes todas las opciones posibles, compara y contrasta cada lado de la lista para tomar la decisión más lógica e informada. O bien, en la oficina, anota todos los factores que te vengan a la mente en varias notas Post-it® Super Sticky de 76 mm x 76 mm de dos colores distintos (por ejemplo, verde para las ventajas y rosa para las desventajas). Pégalas en una pared hasta que no te queden más ideas y, de un modo visual, verás qué color domina y, por tanto, hacia qué lado de la balanza se inclina tu decisión.

  • Objetivos a largo plazo

     Olvídate por un rato de la maraña diaria de tareas para anotar tus mayores sueños y objetivos.

    Puede resultar complicado, evadirse de la rutina diaria de chequear la lista de tareas pendientes ,para volver a ver las cosas en perspectiva. Cuando elaboras una lista de objetivos y sueños a largo plazo, realmente ayuda ver para qué trabajas y a dónde quieres llegar. Así que, de vez en cuando haz una lista con tus objetivos a largo plazo, aunque creas que son demasiados ambiciosos o improbables. Si escribes la lista en una nota Post-it® Super Sticky de 102 mm x 152 mmla tendrás a la vista y te servirá de recordatorio de tus objetivos más motivadores. Cuando la rutina diaria consiga superarte, vuelve a pegar la lista en otro lugar donde sea más probable que la leas y úsala para levantarte el ánimo. Si quieres agrandar tu lista de grandes objetivos, pega un bloc de reuniones Post-it®en la pared de la oficina o de la cocina y escribe en él tus sueños: conseguirás recordar a lo grande todos los días tus metas.

    Junto con algunos productos Post-it®, estos consejos de primera mano ayudarán a las personas que hacen muchas tareas a la vez , a pararse un rato y recordar los objetivos más importantes o a largo plazo de sus vidas. ¡Úsalos bien!

    Fuentes:

    http://www.fastcompany.com/3026738/work-smart/5-ways-to-make-your-to-do-lists-more-effective

    http://mashable.com/2015/06/23/daily-schedule-working/#hSmBIIHxcOqW

    http://www.fastcompany.com/3051951/secrets-of-the-most-productive-people/the-six-lists-you-need-to-make-every-day-productive

    https://unclutterer.com/2015/04/02/6-approaches-to-creating-an-effective-to-do-list/


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