Create a process flow diagram to kickstart your plans

Diagramas de flujo de procesos simples con la marca Post-it®

Un enfoque de optimización pormenorizado.


En algunos casos, la mejor forma de planificar/optimizar los pasos de un proceso es visualizarlos. Los diagramas de flujo de procesos simples proporcionan un método fácil de usar para la identificación de los pormenores de tu sistema.

¿Deseas saber cómo se puede implementar o mejorar un sistema? Los diagramas de flujo procesos simples constituyen una forma eficaz de representar gráficamente un proceso y documentar cómo se realiza una tarea concreta. Empieza por convocar a un equipo reducido familiarizado con el proceso, haz hueco en alguna pared, reúne materiales de escritura y utiliza estas directrices generales:

  • 1

    Crea una clave para representar el proceso:
    a. Los círculos alargados suelen simbolizar el inicio o el final de un proceso.
    b. Los rectángulos indican instrucciones o acciones.
    c. Los diamantes representan las decisiones que se deben tomar.

    Estos símbolos se conectarán entre sí mediante flechas, que ilustrarán el flujo del proceso.

    Crea una clave para representar el proceso

  • 2

    Pregunta al equipo cuál es el objetivo principal del diagrama de flujo. ¿Vais a representar un canal de distribución? ¿O acaso un proceso de aprobación? Las posibilidades son infinitas. Sitúa este objetivo en la parte superior del diagrama y pide a todos los miembros del equipo que dediquen un rato a anotar los pasos principales del proceso para alcanzar dicho objetivo.

  • 3

    Empieza el diagrama trazando una circunferencia alargada en una nota Post-it® y etiquetándola como “Inicio”.

  • 4

    Pasa a la primera acción o pregunta y utiliza las formas rectangulares o de diamante en función de cada caso concreto. Escribe la acción/pregunta y conéctala mediante una flecha con la forma “Inicio”. (Sugerencia: Usa un rollo de etiquetas Post-it® Super Sticky para crear la flecha de forma que dispongas de una mayor flexibilidad en caso de que el diagrama cambie).

    Pasa a la primera acción o pregunta y utiliza las formas rectangulares o de diamante en función de cada caso concreto.

  • 5

    Continúa por todo el proceso. Documenta las acciones y decisiones en el orden en el que sucedan, así como cualquier resolución con respecto a alguna decisión. Algunas decisiones pueden tener dos (o más) resultados diferentes, que conduzcan por derroteros distintos. Represéntalos todos. Conecta todas las acciones y decisiones con flechas.

  • 6

    En cuanto hayas representado todo el proceso, traza un círculo oblícuo al final del diagrama y etiquétalo como “Meta”.

    Etiquétalo como la meta

  • 7

    Pide a tu equipo que analice detalladamente el diagrama. ¿Hay alguna forma de mejorar el proceso? ¿Se deben añadir más pasos? ¿Desempeña el personal adecuado las funciones apropiadas? A partir de aquí, podrás obtener nuevos puntos de vista sobre la eficiencia del proceso.

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